Gestión de eventos

Acceso a la plataforma y panel principal

EvenTwo Access es una plataforma de gestión integral de asistentes. Permite el registro de participantes, el control de acceso mediante QR, el envío de comunicaciones personalizadas y diversas opciones de segmentación diferenciada de usuarios para concentrar, controlar y facilitar el tratamiento de los datos y la información de los asistentes al evento.

Para acceder a la plataforma de gestión Access, recibiremos un email a la cuenta de correo indicada para la activación de nuestro usuario. Una vez recibido el correo de activación, establecemos nuestra contraseña personal de acceso como se muestra a continuación. Es recomendable que sea una contraseña segura, pero al mismo tiempo que puedas recordar, aunque la podrás restablecer en cualquier momento.

Cuando la cuenta haya sido activada se nos muestra la pantalla principal de Access, donde aparece el evento/s creado/s hasta ese momento y el menú lateral de opciones generales:

Cada evento figura con varias columnas de información: fecha de creación, fechas en las que tendrá lugar, fecha límite de registro, hosting, número total de asistentes añadidos, número de asistentes confirmados, número de accesos de asistentes en función de las lecturas de QR y el idioma o los idiomas. Estas columnas proporcionan información resumida e independiente acerca de cada evento.

Desde la flecha situada en la esquina superior derecha, junto al email de usuario de la sesión iniciada en Access, la plataforma permite: modificar tu contraseña, invitar nuevos usuarios que puedan gestionar la plataforma mediante el envío de una invitación a otra dirección email y consultar los existentes, cambiar el idioma predeterminado de la plataforma y cerrar sesión.

Creación / edición de etiquetas

En el menú lateral izquierdo del panel principal, aparecen las opciones generales que se aplican a la gestión de todos los eventos creados :

• Eventos. Pantalla principal en la que se muestran todos los eventos creados.
• Etiquetas. Desde la pestaña “etiquetas” pueden crearse etiquetas que podrán asignarse a los asistentes de cualquiera de los eventos. Permite filtrar y diferenciar la información relativa a posibles clasificaciones de asistentes, la descarga de datos de asistentes segmentada y gestionar el envío de comunicaciones diferenciadas por categoría de usuarios entre otras opciones. Pueden asignarse de manera manual o por importación como se verá en apartados posteriores. En la parte superior a la derecha podemos filtrar las etiquetas por nombre para encontrar a los asistentes del evento que tengan asignada la misma etiqueta.

IMPORTANTE, si tu evento está conectado a una de nuestras Apps y/o webapps las etiquetas que se quieran relacionar con un grupo de asistentes se deben generar primero en el gestor de contenidos de evenTwo (en caso de duda consultar con el gestor de tu proyecto).

• Creación de etiquetas: Dentro de "Etiquetas", pulsando la pestaña de “crear etiqueta”, indicas un nombre para la misma y guardas los cambios.

• Contactos. Esta pestaña muestra todos los participantes cargados en el total de eventos creados en la plataforma, especificándose a qué evento pertenecen. En este apartado pueden aplicarse filtros por nombre, email, número de teléfono, título (cargo), empresa, etiqueta/s asignada/s, si está activo o por el evento al que pertenece.

El estado activo del asistente se indica mediante un recuadro de color verde con la palabra "sí". Para desactivar a este asistente tendremos que pulsar en los tres puntos que se muestran en el lateral derecho de cada asistente y pulsar "Desactivar". De este modo desaparecerá de los listados de asistentes de los eventos en que se hubiera registrado o lo hubiéramos asignado.

Los tres puntos también nos permiten editar los datos del asistente, asignarlo a un evento, editar sus etiquetas, activarlo o desactivarlo, borrarlo y consultar su código QR.

• Importaciones. En esta pestaña podemos encontrar todas las importaciones que se han llevado a cabo en todos los eventos. Nos proporciona la siguiente información: fecha de creación de la importación, el evento en el que se ha hecho, el tipo de importación, el estado y el número de elementos importados.

En la parte derecha de cada importación tenemos la pestaña "ver", donde al pulsar podemos ver toda la información de manera más detallada.

Contactos. Cómo se usa, crear un contacto e importación

Desde la pestaña Contactos > Crear Contacto/ Importación. Los contactos pueden crearse manualmente o mediante importación asistentes al evento. Ambas pestañas se encuentran en la parte superior derecha, dentro de "Contactos".

Para crear un único contacto, es posible hacerlo manualmente desde la pestaña Crear Contacto.

Creación individual de Asistentes

Los campos que contienen asterisco son obligatorios, siendo el nombre, el email y el título (cargo) campos requeridos no opcionales. En caso de no disponer del título, se recomienda introducir un guión (-).

Es importante mantener la casilla “Activo” seleccionada e indicar el evento al que se asignará dicho asistente pulsando en el campo en blanco “Eventos a los que asistirá el contacto” y seleccionando el correspondiente del desplegable.

Por último, la opción “Confirmar asistencia en los eventos seleccionados” se recomienda marcarla únicamente en caso de confirmación inmediata, sin que su confirmación dependa de otros factores relacionados con la plataforma (p.e. un formulario de inscripción previo).

Una vez introducida toda la información necesaria del asistente, es importante pulsar en la pestaña "Guardar cambios".

Creación de asistentes mediante Importación.

Para la carga de asistentes de manera masiva hay que configurar la importación. Será necesario tener, previamente, creado el documento de asistentes en formato Excel usando el de la plantilla descargable que se facilita.

Una vez descargada la plantilla excel, deberá contener tantos asistentes como se necesiten cargar y los datos mínimos que se necesitan (nombre, email y título). Es posible realizar tantas cargas como sean necesarias y actualizar cierta información a posteriori para usuarios ya precargados.

Para proceder con la carga de asistentes con la plantilla ya lista, será necesario seleccionar el archivo correspondiente en su ubicación y completar el resto de los campos si es necesario. Se pueden asignar una o varias etiquetas previamente creadas a toda la carga de asistentes contenida en la plantilla (en el excel, en la columna "Etiquetas a añadir" y separadas por comas).

Además, hay que tener en cuenta que no se podrán importar plantillas con emails duplicados, sólo puede existir un email por contacto y nunca el mismo email para dos o más contactos. De lo contrario, al importar la plantilla dará error.

Una vez subido el documento, es importante indicar el Evento/ Eventos a los que asistirán los asistentes importados, seleccionando el/ los correspondientes pinchando sobre el campo para ver el desplegable con los nombres de los eventos ya existentes.

Es posible confirmar la asistencia masivamente a la hora de hacer la carga marcando la casilla  "Confirmar asistencia en los eventos seleccionados".

Se recomienda marcar esta opción cuando no hay formulario de registro o inscripción vinculada a la plataforma y se dispone de listado previo confirmado de asistentes

En caso de tratarse de la primera carga, conviene dejar marcada la opción por defecto: No modificar asistentes existentes.

En caso de que sea necesario modificar datos de usuarios ya existentes mediante importación, p.e. etiquetas, será necesario seleccionar la opción correspondiente del desplegable.  

Por último, pinchamos en el botón “importación” para completar el proceso. Si el sistema registra alguna incompatibilidad o información errónea, la carga no se completará y se informará de los errores en el listado de últimas importaciones con fecha y hora. Una vez realizada la carga, pulsar las teclas Ctrl + F5 para ir viendo la actualización del estado.

Si la carga ha sido satisfactoria, en la barra de estado aparecerá la indicación de completado.

Si la carga no se ha producido correctamente y se detectan errores, por ejemplo, incompatibilidades por emails repetidos, tildes en las direcciones, o usuarios sin información en alguno de los campos obligatorios, el sistema avisará de que la carga no se ha realizado con éxito apareciendo una indicación de fallido.  

Crear/Duplicar/Editar de un evento

En el panel principal de cada plataforma de Access, es posible crear nuevos eventos. Dentro de "Eventos", desde la pestaña: Crear Evento, configurando el nombre, zona horaria en la que tendrá lugar el evento y la fecha de inicio y finalización del evento.

Es importante poner los idiomas del evento y definir cuál de ellos será el idioma por defecto.

El campo “Contraseña para asistentes creados en integraciones” no es obligatorio. En caso de dejarse vacío se establecerá una contraseña aleatoria de acceso, para cada usuario que acceda a la app y/o webapp vinculada al evento. En caso de no disponer de app vinculada al evento, no es necesario completar este campo.

Una vez actualizada la información, es importante guardar los cambios realizados en la pestaña “Guardar cambios” situada en la esquina inferior derecha.

Otra opción a la hora de crear un evento es "Duplicar evento", al lado de la pestaña de crear evento. Esto puede ser muy útil a la hora de crear un evento muy similar a otro ya existente. En el caso de duplicarlo, se duplica también información como; email templates, formulario de registro, etc.

Una vez pulsamos en duplicar evento, tenemos que seleccionar el evento que vayamos a duplicar, indicar el nombre del nuevo evento y las fechas tanto de inicio como de fin.

Hay dos opciones disponibles para la configuración de cada evento desde el apartado general: Editar y Dashboard.ƒ√, ambos en el lateral derecho de cada evento.

Los datos básicos de cada evento pueden ser modificados en la pestaña “editar”.

En la pantalla de edición podemos modificar el nombre, las fechas del evento, los idiomas, el aforo, si tiene dominio personalizado, establecer una contraseña general de acceso a la aplicación para todos los asistentes, habilitar el formulario de registro en caso de tenerlo y ampliar el límite de alojamiento si es necesario.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo editar un evento y la información necesaria.

Para acceder al panel de gestión integral de cada uno de los eventos y el menú con todas las opciones del evento, accedemos a la pestaña “Dashboard” (subrayada en la imagen), justo debajo de la pestaña "Editar".

Una vez dentro aparece la siguiente pantalla de opciones: