Gestión de asistentes al evento

Accediendo al menú principal a través de la pestaña “Dashboard” podemos consultar todos los apartados relativos a la gestión del evento. En la parte superior, se encuentran los datos relativos al resumen del evento.

En el menú general del “Dashboard”, las opciones en bloque son las mismas que las que se encuentran en el menú lateral izquierdo:

• Inicio
• Configuración : Edición del nombre del evento, fechas y contraseña de asistentes. Activación de recepción automática de email de confirmación.
• Cliente API externo: Sección en la cual, en caso de estar asociado el evento a una App, introduzcamos las credenciales necesarias.
• Asistentes al evento : Listado de asistentes cargados asignados a ese evento. Esta pestaña permite consultar y gestionar los datos de cada asistente. Se puede adaptar el número de resultados mostrados en la vista de página mediante la opción situada en la parte inferior izquierda y descargar en excel o csv los datos de los asistentes en la esquina inferior derecha. También podremos crear asistente manualmente o importar.

Dentro de “Asistentes al evento”, las opciones mostradas en colores en las diferentes columnas hacen referencia a las siguientes opciones según el estado del asistente:

Aparecerá por defecto en la plataforma cuando el asistente no ha recibido ningún email de tipo invitación.

Aparecerá cuando se ha enviado un email de tipo invitación al asistente.

Aparecerá cuando la asistencia no ha sido confirmada, ya sea de manera manual mediante, la carga de asistentes o la creación de un único asistente, o por el propio usuario mediante el formulario de registro.

Aparecerá la fecha / hora exacta de la confirmación de asistencia.

Opción mostrada por defecto cuando no se ha enviado ningún email de confirmación del evento para dicho asistente. Generalmente estas confirmaciones están pensadas para informar de datos de acceso a la app y confirmaciones de asistencia al evento. Ver apartado “Plantillas y Comunicaciones”

Opción que aparece cuando al asistente se le ha enviado un email de confirmación de forma automática o manual.

Opción por defecto cuando la asistencia no ha sido rechazada.

Indica que la asistencia ha sido rechazada.

El asistente no ha accedido al evento mediante lectura de QR. No hay ninguna lectura registrada en la plataforma del QR personal de acceso para dicho asistente.

El asistente ha accedido al evento. La plataforma ha registrado una lectura de su QR de acceso.

Hay dos opciones para gestionar el estado y la información de cada asistente dentro de este apartado:

• Para gestionar y consultar el estado de todas opciones de cada asistente, hay que pulsar en los tres puntos situados en la parte derecha de la información del asistente para acceder al desplegable.

• Mediante selección múltiple de las casillas en el lateral izquierdo, de esta manera aparecerán las opciones de gestión en la parte superior de la página.

• Control de acceso: Configuración de puntos de lectura QR y consulta de datos relativos al check-in del evento.
• Plantillas de email: Creación y clasificación de diferentes tipos de comunicaciones (mailing) destinada a la comunicación con los asistentes. Ver apartado “Plantillas y Comunicaciones”.
• Formulario de registro: Consulta, recopilación y gestión de los datos aportados por los usuarios al realizar el formulario previo vinculado a la plataforma. Además de las opciones generales en el menú lateral izquierdo referidas a la totalidad de los eventos configurados en la plataforma.
• Informes: Donde puedes descargar los informes de cada una de las secciones del menú lateral: Asistentes al evento - Formulario de registro - Puntos de lectura - Plantillas de email.
• Eventos: Este enlace nos dirige al listado de eventos que tengamos creados en la plataforma.
• Etiquetas: Nos muestra el listado de etiquetas que hayamos creado en nuestro proyecto.
• Contactos: Para acceder al listado de las personas dadas de alta en la plataforma y que asistirán al evento/s. En este caso hay que tener en cuenta que si hay varios eventos en la misma plataforma, los contactos que salgan serán los de todos los eventos (podemos filtrarlos por el evento al que asistirán).