Plantillas y Comunicaciones
El envío de emails es posible mediante la creación de plantillas de envío. Las diferentes opciones de envío se gestionan desde el apartado “Asistentes al evento” pero la creación de las plantillas se realiza en la pestaña “Plantillas de email “situada en el menú lateral izquierdo.
Creación de plantillas de envío:
Es posible editar cualquier plantilla email de los modelos existentes o crear una nueva a través de la pestaña “Crear plantilla email”. Se accede a la pantalla de creación de plantillas con los siguientes apartados:
Nombre
Nombre de la plantilla en la plataforma, no será visible para los asistentes.
Tipo
Existen 4 tipos de comunicaciones ( Genérica, Invitación, Confirmación y Rechazo), dependiendo el tipo de comunicación que necesitemos realizar. Es importante seleccionar el tipo adecuado antes de guardar los cambios de la plantilla, ya que no podrá ser modificado a posteriori, de darse el caso, habría que crear una nueva plantilla con el tipo correcto.
Genérica
Las plantillas genéricas no tienen una intención de comunicación específica y pueden crearse tantas como sean necesarias.
Invitación
El tipo invitación está pensado para el envío de emails de registro en el formulario. La plataforma registra a que asistentes se les ha enviado una plantilla de este tipo en la columna “ Invitado” dentro de la pestaña “ Asistentes al evento”. Pueden enviarse comunicaciones de este tipo tantas veces como se quiera, pero la columna del asistente cambiará de estado únicamente con el primer envío de este tipo.
Confirmación
Están pensadas para el envío manual o automático de emails informativos de confirmación de registro y/o datos de acceso a la app y/o webapp del evento. Este tipo es el único que permite una activación de envío automática vinculada a un formulario de registro para confirmar la asistencia, también es posible usar la opción de "Workflow" para enviar distintas confirmaciones según las etiquetas asignadas a un asistente. Pueden enviarse comunicaciones de este tipo tantas veces como se quiera, pero la columna “ Confirm. enviada” cambiará de estado únicamente con el primer envío de este tipo.
Al finalizar la selección, es importante guardar siempre los cambios en el botón " Guardar cambios".
Rechazo
Este tipo de plantilla está pensada para informar al asistente de que ha rechazado su asistencia al evento.
Esta funcionalidad ha de solicitarse al equipo de soporte.
Diseño de Comunicaciones
Al terminar la primera parte de nombre y tipología, podemos avanzar editando o creando desde cero el cuerpo de la comunicación con el siguiente editor. Teniendo en cuenta que si el evento tiene varios idiomas, las plantillas han de crearse/editarse en cada uno de ellos. Al lado de la pestaña "Propiedades" se encuentran las pestañas de los diferentes idiomas que tenga el evento.
Asunto
Asunto indicado en el email que recibirán los asistentes.
Contenido
Cuerpo del mensaje que será enviado. En la parte superior de la caja de texto aparecen las diferentes opciones del editor que permiten ajustar el texto y los diferentes iconos se corresponden con diversas opciones de copiado/pegado de texto, numeración, viñetas, alineación, sangría, inserción de vínculos, imágenes, lineado, caracteres especiales y emoticonos, además de cambios en el formato y el color del texto.
En el menú lateral del editor encontramos diferentes opciones para modificar en detalle otros elementos de contenido y añadir nuevas cajas mediante estructuras y bloques. Dependiendo de nuestras necesidades añadiremos elementos tan solo arrastrando y soltando en el cuerpo del email.
Añadir Estructuras & Bloques de contenido
Es posible añadir estructuras que contengan diferentes divisiones de espacios para combinar contenido de tipo Imagen, texto o botón.
Cada elemento de contenido insertado puede ser controlado y modificado por un sistema de cajas independientes y superpuestas que ofrecen muchas combinaciones de diseño.
Cada estructura o bloque de contenido puede eliminarse, duplicarse o moverse de posición usando el correspondiente icono que aparece en la parte derecha de la caja de contenido al posicionar el cursor.
Variables sustituibles
Estos códigos, insertados en el cuerpo del mensaje, mostrarán a cada asistente sus datos personalizados para cada una de las opciones seleccionadas, por ejemplo:
Nombre del asistente: {{attendee_name}}
Email del asistente: {{attendee_email}}
Código QR del asistente: {{attendee_qr}}
Mediante el desplegable se pueden consultar todas las opciones de información personalizada disponible para cada usuario.
Podemos ir comprobando cómo se vería la plantilla en diferentes dispositivos pulsando en el botón "Previsualizar".
Una vez que la plantilla ha sido creada y guardada, podemos previsualizar el resultado de envío, enviar emails de prueba y realizar cambios en la pestaña de editar.
Antes de hacer el envío de una plantilla es recomendable mandar un email de prueba para comprobar que todo esté correcto, dentro de las opciones a la derecha de cada plantilla: Enviar email de prueba.
Para realizar los envíos de las plantillas ya creadas, pueden hacerse de manera manual desde el apartado “Asistentes al evento” de manera manual, aplicando filtros o seleccionando por vista de página.
Para realizar los envíos de las plantillas ya creadas podemos hacerlo de las siguientes formas, siempre desde el apartado "Asistentes al evento":
- Seleccionar a todos los asistentes desde el recuadro que hay a la izquierda de "Nombre" (teniendo en cuenta que esto sólo seleccionaría la primera página. En caso de haber más páginas con asistentes, sería necesario que, en la parte de abajo, se seleccione a todos los asistentes y no sólo a los de esa página).
- Utilizar los filtros y seleccionar a los asistentes que queramos enviar la plantilla.
- En los tres puntos que encontramos a la derecha de cada asistentes > Enviar comunicación.