Tips Ponentes Videoconferencia
En el siguiente documento te ofrecemos una serie de consejos para que las sesiones de videoconferencia desde casa sean un éxito.
ANTES DE LA VIDEOCONFERENCIA
1. Un espacio de trabajo en casa diáfano y eficiente:
Antes de prestar atención a las singularidades de la videoconferencia desde casa, es crucial prestar atención al espacio de trabajo. En la medida de lo posible, debes crear tu espacio. Un espacio de trabajo agradable va a proyectar una imagen positiva de ti.
2. Luz y un fondo neutral en tu hogar:
Lo ideal es hacer la videoconferencia en un espacio con mucha luz natural. De ese modo, la imagen de tu rostro va a ser nítida y clara.
En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, deberías sentarte donde llegue la luz de un fluorescente no demasiado intenso.
El fondo debería ser neutral. Es decir, no debería estar abarrotado ni repleto de objetos y elementos decorativos personales.
3. Viste de forma profesional, aunque estés en casa:
No se trata de que vayas con corbata, pero sí que deberías vestir de manera formal, o como lo harías en tu oficina presencial.
Camisa, pantalones y zapatos o calzado cómodo. Con esa indumentaria tan sencilla ya puedes acceder a la sesión, siempre y cuando no haya un dress code o código de vestimenta que te obliguen a vestir de otra manera.
4. Cierra todas las Apps y softwares para mejorar el rendimiento de la sesión:
Antes de iniciar la sesión de videoconferencia, cierra todos los programas o aplicaciones que tengas abiertos, especialmente los que contengan datos personales o que exijan mucho esfuerzo al procesador del ordenador.
Una videoconferencia exige muchos recursos, por lo que habría que permitir que toda la capacidad del equipo vaya destinada a la sesión.
5. No tengas más pestañas abiertas en el navegador (por si compartes la pantalla):
Deja abiertas solo las pestañas relacionadas con la reunión.
Los programas para webinars y videoconferencias permiten compartir tu pantalla. Por ello es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la celebración de la sesión.
De este modo evitas compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.
Pon orden en tu escritorio
Si vas a compartir el escritorio, deberías ordenar los elementos (documentos, programas) que aparecen desplegados. Un escritorio caótico es una mala carta de presentación. Asimismo, verifica que no haya ningún archivo o software que correspondan a tu ámbito personal. Por motivos de privacidad y de profesionalidad.
6. Revisa la conexión a internet de casa:
El ancho de banda es clave para un buen desarrollo de la videoconferencia. Si la conexión funciona de forma deficiente, vas a tener problemas para seguir con normalidad la sesión.
6.1 - Puedes chequear la velocidad de internet de tu casa visitando la siguiente web: https://www.speedtest.net/
Debemos fijarnos en el apartado de “Carga”, aceptando como óptima cualquier velocidad de subida en torno a 5 Mbps.
Es mejor usar una conexión de internet por cable, que es más estable, que una Wi-Fi.
6.2 - Para comprobar la estabilidad de nuestra conexión:
- Windows:
1 - Tecla Windows + R
2 - En el cuadro de diálogo escriba “cmd”
3 - A continuación, escriba “ping -t google.com”
Tras dejarlo 3 – 4 minutos funcionando, presione la tecla “ctrl + c”
Valores aceptables:
Paquetes perdidos: menos del 3%
Latencia media: menos de 300ms
- Mac:
1 - Busca la App “Terminal”
2 - A continuación, escriba “ping google.com”
Tras dejarlo 3 – 4 minutos funcionando, presione la tecla “control + c”
Valores aceptables:
Paquetes perdidos: menos del 3%
Latencia media: menos de 300ms
6.3 - Comprobar firewall o proxys (necesitamos abrir el puerto TCP 1935)
7. Prueba el vídeo y el audio:
Debes probar el software de videoconferencia antes de la sesión, sobre todo si es la primera vez que lo utilizamos.
La mayoría de los sistemas de videoconferencia tienen una función de prueba o test. Fíjate en las opciones o en el menú de ajustes.
Para ir sobre seguro, ponte frente al ordenador unos minutos antes de la videollamada. Para comprobar que todo funcione con normalidad, y para entrar a la sesión lo antes posible.
8. Sitúa la webcam a la altura de los ojos:
Debes situar la webcam a una altura óptima. Intenta que esté situada a la altura de tus ojos, de modo que no estés mirando hacia arriba o hacia abajo. Así evitarás pasarte toda la sesión ofreciendo la visión de tus fosas nasales.
Por otro lado, cuando estés hablando, no mires a la pantalla, sino a la webcam. De esta manera, no darás la sensación de estar distraído o pensando en otra cosa.
Mirar a la webcam es el equivalente a mirar a los ojos de otra persona en un encuentro presencial. Ese contacto da más fuerza y autenticidad a todo lo que tengas que decir.
9. Utiliza auriculares:
Por su proximidad a la boca, los auriculares ofrecerán un mejor sonido que el que ofrece el micrófono del portátil. Es mejor que los auriculares sean con cable, para evitar posibles latencias.
DURANTE LA VIDEOCONFERENCIA
1. Silencia tu micrófono cuando no estés hablando, porque éste puede recibir mucho ruido de fondo. Si te pones en mute, permites que todos escuchéis bien al que esté hablando en ese momento.
2. Por otro lado, debes ser consciente de que puedes apagar tu cámara en caso de que surja algún imprevisto. Por ejemplo, que tengas que ir a abrir la puerta de casa o que tu hijo pequeño se cuele en tu espacio de trabajo.
3. En una videollamada, es muy fácil interrumpir de forma accidental al otro, o que te interrumpan. Por eso es bueno esperar unos instantes de silencio, para cerciorarte de que quien está hablando ha finalizado. Y también por si hay algo de desfase en la llegada del sonido.
Debes hablar con claridad y dicción, y no demasiado rápido. No hace falta que hables fuerte. Se te va a oír bien sin necesidad de que eleves el volumen.
4. En una videoconferencia hecha desde casa, la tentación es hacer otras cosas. Pues bien, el consejo es que mantengas todo el foco de atención en la sesión. Como harías en una reunión presencial.
5. Buena parte de la comunicación se basa en el lenguaje corporal y, en menor medida, en el tono de la voz. Sentarte bien proyecta señales no verbales de energía, entusiasmo e, incluso, de estilo de vida saludable.
Está totalmente desaconsejado hablar echado hacia atrás. Esa postura expresa desinterés y pasotismo. De hecho, deberías hacer lo contrario. Es decir, inclinarte de forma leve en dirección a la cámara, lo que muestra interés total y concentración. De este modo, ganas presencia en la sesión.
6. Como en las reuniones de trabajo presenciales, la afabilidad ayuda a que la cita sea productiva. Sobre todo al comienzo de la sesión de videoconferencia desde casa, es una magnífica idea sonreír al tiempo que se hacen las presentaciones y se rompe el hielo para dar inicio a la sesión.
7. Con las manos puedes decir muchas cosas. Por ejemplo, mostrar entusiasmo por el proyecto del que hablas. La confianza y el entusiasmo que transmites, te ayudan a ser más influyente y persuasivo.
Cuando no estás enfatizando o acompañando tu discurso con las manos, déjalas encima de la mesa a unos 20 centímetros de tu torso, para que sean visibles. Mantenlas relajadas y separadas. No te agarres al filo de la mesa, porque lo que estarías transmitiendo es desesperación.
Las manos deben estar desnudas. No te pongas a jugar con un bolígrafo o a ordenar papeles.
Tampoco cruces los brazos, porque es una posición que transmite distanciamiento, aunque esa no sea tu intención.
8. El hábito de tocarte la oreja, la nariz o la barbilla cuando estás nervioso, proyecta inseguridad e incompetencia. Lo mismo ocurre si te muerdes un labio, o haces muecas extrañas.
Los expertos apuntan que debes cerrar la boca (cuando no estés hablando) y esbozar una ligera sonrisa. Asimismo, tienes que elevar tus cejas para mostrar interés y asentir con tu cabeza de vez en cuando para remarcar que escuchas bien todo lo que tus compañeros dicen.
9. Sé puntual. Puede parecer una regla obvia, pero debes recordar que la puntualidad es fundamental.
Si no puedes estar presente hasta el final de la videollamada, deberías avisar al inicio de la sesión al conjunto de los asistentes.